Prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem cudzoziemców to trudne zadanie zarówno dla działu kadr, jak i dla księgowości. Aby uniknąć ryzyka kar, konieczna jest perfekcyjna znajomość skomplikowanych procedur. O czym należy przede wszystkim pamiętać?

Umowa i wynagrodzenie dla cudzoziemców
W kwestii wypłat dla cudzoziemców najistotniejsze znaczenie mają dwa fakty:
pracownicy zagraniczni, tak jak obywatele Polski, objęci są tymi samymi przepisami dotyczącymi minimalnej wysokości wynagrodzenia. W praktyce oznacza to, że wynagrodzenie dla cudzoziemca w 2020 roku nie może być niższe niż 2600 zł brutto;
powierzenie wykonywania pracy nie może odbywać się na gorszych warunkach niż te, które zostały określone w zezwoleniu na pracę. Oznacza to, że wynagrodzenie dla obcokrajowca musi być wypłacane przynajmniej w takiej kwocie, jaka wskazana została w zezwoleniu lub oświadczeniu. Nie ma natomiast przeciwskazań, aby było ono wyższe.
Pozostając w temacie zapisów ujętych w zezwoleniu lub oświadczeniu, warto przypomnieć, że niedozwolone jest także zatrudnianie obcokrajowca na podstawie umowy, która zapewnia mu mniejszy poziom ochrony niż umowa wskazana w dokumencie wydanym przez urząd. Przykładowo, jeśli w oświadczeniu bądź zezwoleniu wpisana jest umowa o pracę to nie można zatrudnić cudzoziemca na podstawie umowy zlecenia. Ponadto umowa musi zostać zawarta w formie pisemnej, a pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi możliwość zapoznania się z jej tłumaczeniem na język zrozumiały dla cudzoziemca.

Kary za przewinienia księgowych i kadrowych wobec cudzoziemców
Nad poprawnością działań podejmowanych wobec obcokrajowców przez dział kadr i księgowość nieustannie czuwa Państwowa Inspekcja Pracy oraz inne urzędy. W dowolnej chwili mają one prawo do przeprowadzenia kontroli i sprawdzenia legalności zatrudnienia. Nieprzestrzeganie któregoś z wcześniej wymienionych wymogów dotyczących wypłat dla obcokrajowców lub rodzajów umów jest nielegalne i uznawane jako wykroczenie, o którym mowa w Ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (art. 120 ust. 1). Zgodnie z zapisami tej ustawy, w takich przypadkach pracodawca musi liczyć się z karą grzywny, która może wynosić od 3 do 5 tysięcy złotych. Taka sama kara obowiązuje również w przypadku, gdy pracodawca powierza pracownikowi zagranicznemu wykonywanie pracy w innym zawodzie lub na innym stanowisku niż to, które określone jest w dokumentach. Sytuacja taka jest dopuszczalna jedynie wówczas, gdy wyjątkowa praca wykonywana jest w łącznym czasie do 30 dni w trakcie roku kalendarzowego i pod warunkiem, że pracodawca na piśmie zawiadomi o tym fakcie wojewodę w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia wspomnianej pracy. Brak przesłania informacji na ten temat do urzędu wojewódzkiego grozi karą finansową w wysokości od 100 zł do 5 tysięcy zł.

Jak prowadzić sprawy cudzoziemców? Przede wszystkim konieczne jest ścisłe przestrzeganie zapisów ujętych w wydanym przez urząd zezwoleniu na zatrudnienie. W razie wątpliwości warto skorzystać z pomocy wyspecjalizowanych firm, które mogą przeprowadzić szkolenie z zakresu prowadzenia kadr dla cudzoziemców lub nawet całkowicie przejąć te obowiązki w ramach outsourcingu. Jedną z czołowych i najbardziej polecanych jest firma My-Work.