Każdy pracodawca zatrudniający pracowników z zagranicy musi liczyć się z tym, że w dowolnym momencie Straż Graniczna albo Państwowa Inspekcja Pracy może wyrazić chęć skontrolowania legalności zatrudnienia. Jak przygotować się do kontroli i z jakiego wsparcia warto skorzystać?

Kontrola poprzedzana jest wysłaniem do pracodawcy zawiadomienia o zamiarze jej
wszczęcia. Wszczęcie może nastąpić nie wcześniej jak 7 dni po dacie doręczenia
zawiadomienia. Organem kontrolującym jest zwykle dwuosobowy zespół inspektorów
pracy lub funkcjonariuszy Straży Granicznej. Kontrola przeprowadzana jest w
siedzibie pracodawcy oraz ewentualnie w innych miejscach, w których
przechowywane są dokumenty kadrowe i finansowe bądź wykonywane są obowiązki
służbowe.

W trakcie kontroli inspektorzy pracy mogą prowadzić rozmowy ze wszystkich
osobami przebywającymi w zakładzie pracy. Zwykle jednak swoją uwagę skupiają na
dokumentach. Pracodawcy mogą zostać poproszeni o udostępnienie dokumentów
związanych z legalizacją zatrudnienia, umów cywilnoprawnych i umów o pracę
zawartych z obcokrajowcami, a także dokumentów kadrowych, takich jak listy
obecności czy listy płac.

Nieco szerszy zakres uprawnień podczas przeprowadzania kontroli ma Straż
Graniczna. Przede wszystkim może zastosować środki przymusu bezpośredniego
albo zatrzymać zatrudnionego obcokrajowca. W zakresie jej możliwości jest także
m.in. dokonywanie oględzin miejsc pracy, korzystanie ze wsparcia specjalistów i
biegłych, dokumentowanie czynności z użyciem środków audiowizualnych oraz
przesłuchiwanie i legitymowanie osób znajdujących się w zakładzie. Pracodawca z
kolei jest zobowiązany zapewnić funkcjonariuszom możliwość swobodnego
przemieszczania się po terenie zakładu, z pominięciem obowiązku posiadania
przepustki i poddania się rewizji osobistej.

Podmiot kontrolujący może być także zainteresowany kwestiami związanymi z
ubezpieczeniem społecznym cudzoziemca, takimi jak okoliczności zgłoszenia
obcokrajowca do ubezpieczenia oraz wpłacanie składek na Fundusz Pracy.

Kary za wykryte niezgodności

W przypadku stwierdzenia naruszeń przepisów prawnych dotyczących zatrudniania
cudzoziemców, organ kontrolujący może zastosować różnego rodzaju sankcje.
Najdelikatniejszą formą jest wydanie wystąpienia, które może przybrać formę jedynie
polecenia ustnego. W przypadku cięższych naruszeń, organ kontrolujący może nałożyć karę grzywny – zarówno na pracodawcę (3-30 tys. zł), jak i na cudzoziemca
(1-30 tys. zł). Ma również prawo skierować do sądu wniosek o ukaranie.

Jeśli kontrola przeprowadzana jest przez inspektora pracy, o jej wyniku
zawiadomiona zostaje Straż Graniczna. Wykryte naruszenia mogą skutkować
wydaniem decyzji zobowiązującej obcokrajowca do opuszczenia kraju. Koszty
postępowania ponosi wówczas pracodawca. Informacja o wyniku kontroli
przekazywana jest także wojewodzie, który uchyla wtedy wydane zezwolenie na
pracę albo wydaje decyzję odmowną na wniosek o wydanie takiego zezwolenia.

Pamiętajmy, że podczas kontroli pracodawca może być reprezentowany przez firmę
specjalizującą się w przepisach dotyczących zatrudniania cudzoziemców. Wystarczy
tylko udzielić jej pełnomocnictwa. Przykładem takiej firmy jest firma My-Work z
Lublina. W jej ofercie znajduje się także audyt legalności zatrudnienia, z którego
możemy skorzystać przed kontrolą, aby upewnić się, że nie istnieją żadne
naruszenia.