Zatrudnianie cudzoziemców wymusza na firmie zmianę wielu procedur, celem dostosowania ich do obsługi takich pracowników. Jednym z obszarów, w którym dzieje się najwięcej zmian, jest księgowość. Poznajmy główne zasady prowadzenia księgowości w odniesieniu do cudzoziemców.

Znajomość przepisów dotyczących rozliczania cudzoziemców

Prowadzenie rozliczeń pracowników zagranicznych wymaga od księgowego dużej wiedzy oraz doświadczenia w tym zakresie. Przykładowo, należy wiedzieć, że cudzoziemcy, tak samo jak pracownicy polscy, objęci są przepisami określającymi minimalną wysokość wynagrodzenia. Z kolei inna zasada dotyczy tego, że wynagrodzenie cudzoziemca musi być wypłacane co najmniej w takiej wysokości, jaka określona została w oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy bądź w zezwoleniu na pracę, a umowa, na podstawie której zatrudniany jest obcokrajowiec również musi gwarantować mu co najmniej taki sam poziom ochrony jak ten, określony w dokumentach wydanych przez urząd.

Warto przy tym zaznaczyć, że wszelkie błędy w prowadzeniu spraw księgowych cudzoziemców, niezależnie od tego czy wynikły z niewiedzy czy z niedopatrzenia osób zajmujących się rozliczeniami, narażają firmę na niemałe kary finansowe oraz straty wizerunkowe. Trzeba bowiem liczyć się z tym, że Państwowa Inspekcja Pracy, a także inne urzędy w każdej chwili uprawnione są do przeprowadzenia kontroli w zakresie poprawności rozliczeń z obcokrajowcami. Z tego powodu coraz więcej firm decyduje się na powierzenie spraw dotyczących rozliczeń z obcokrajowcami wyspecjalizowanym firmom, takim jak My-Work.

Współpraca działu księgowości z pracodawcą

W przepisach, które dotyczą rozliczeń z pracownikami zagranicznymi wciąż zachodzą zmiany, a ich śledzenie jest obowiązkiem każdego księgowego. Jedna z ostatnich, istotniejszych zmian dotyczy podawania w dokumentacji rozliczeniowej numeru PESEL cudzoziemca. Jeszcze do niedawna zamiast numeru PESEL można było wpisać numer NIP zagranicznego pracownika. Obecnie jednak od każdego obcokrajowca wymaga się posiadania numeru PESEL, gdyż jest on niezbędny do prawidłowego sporządzania dokumentów związanych z podatkiem PIT oraz składek ZUS od wynagrodzenia. Od księgowego oczekuje się zatem współpracy z pracodawcą firmy, aby ten z kolei poinformował pracownika o jego obowiązku zwrócenia się do odpowiedniego urzędu w Polsce z wnioskiem o nadanie numeru PESEL.

W przypadku, gdy rozliczanie pracowników zagranicznych to nowość dla firmowego działu księgowości, istnieje ryzyko popełnienia wielu pomyłek, a te mogą narazić firmę na poważne kłopoty. Warto więc przemyśleć możliwość powierzenia spraw kadrowych firmie outsourcingowej. Jedną z popularniejszych i sprawdzonych jest firma My-Work. Jej pracownicy na co dzień specjalizują się w obsłudze księgowej pracowników zagranicznych, co sprawia, że doskonale orientują się w przepisach podatkowych i najnowszych aktualizacjach w tym obszarze.