Dlaczego warto regularnie sprawdzać dokumenty pracownicze? To pytanie powinien zadać sobie każdy pracodawca zatrudniający osoby spoza kraju. Zatrudnienie pracownika z zagranicy wiąże się z szeregiem formalności, które nie kończą się w dniu podpisania umowy. Pracodawca odpowiada nie tylko za legalny start zatrudnienia, ale również za jego dalszy przebieg. W wielu przypadkach to właśnie od ciągłej kontroli dokumentów zależy legalność pracy i pobytu cudzoziemca. Ponieważ dokumenty mają konkretne terminy ważności i określone warunki, ich regularna weryfikacja to dziś nie tylko dobra praktyka, ale obowiązek wynikający z przepisów.
Dokumenty pobytowe i ich ograniczenia
Pracownicy spoza kraju często posługują się dokumentami takimi jak: wiza, karta pobytowa, czy zezwolenie na pobyt czasowy wydane w innym państwie. Warto pamiętać, że nie wszystkie upoważniają do długoterminowej pracy – niektóre dają tylko ograniczony dostęp do rynku pracy. Pracodawca powinien więc regularnie sprawdzać, czy dokumenty pobytowe nie wygasły i czy wciąż dają prawo do wykonywania pracy.
Dokumenty pracownicze – nie zawsze aktualne
Zezwolenia lub oświadczenia o powierzeniu pracy zawierają jasno określone warunki – miejsce zatrudnienia, stanowisko, wysokość wynagrodzenia czy liczbę godzin pracy. Jakakolwiek zmiana wymaga odpowiedniego zgłoszenia lub aktualizacji. Wielu pracodawców zapomina, że dokumenty pracownicze, które były ważne kilka miesięcy wcześniej, mogą dziś być już nieaktualne. Regularne sprawdzanie, czy dokumenty pracownicze odpowiadają rzeczywistym warunkom zatrudnienia, pozwala uniknąć naruszeń przepisów i problemów podczas kontroli urzędowej.
Kary i sankcje – dla pracodawcy i pracownika
Nielegalne zatrudnienie cudzoziemca wiąże się z poważnymi konsekwencjami dla pracodawcy – grzywną od 1 000 do 30 000 zł, a w razie działania z premedytacją również odpowiedzialnością karną. Możliwe są też: obowiązek pokrycia kosztów wydalenia cudzoziemca, utrata prawa do zatrudniania kolejnych osób i wykluczenie z przetargów. W skrajnych przypadkach grozi kara ograniczenia lub pozbawienia wolności do 3 lat.
Cudzoziemiec pracujący nielegalnie może zostać ukarany grzywną od 1 000 do 10 000 zł oraz otrzymać decyzję o wydaleniu i zakazie wjazdu do strefy Schengen na 1–3 lata.
Przerwy w pracy – obowiązek zgłoszenia
Nowelizacja przepisów, obowiązująca od czerwca 2025 r., wprowadziła szczegółowe regulacje dotyczące przerw w zatrudnieniu cudzoziemców. Jeśli pracownik nie podejmie pracy w ciągu 2 miesięcy od uzyskania zezwolenia, urząd może je cofnąć. Podobnie, każda przerwa w pracy trwająca ponad 2 miesiące musi być zgłoszona, a wcześniejsze zakończenie zatrudnienia należy zgłosić w ciągu 15 dni. Niespełnienie tych obowiązków traktowane jest jako naruszenie prawa. Regularne sprawdzanie dokumentów pracowniczych i raportowanie zmian do odpowiednich urzędów to dziś standard wymagany od odpowiedzialnego pracodawcy.
Jak My-Work wspiera dokumenty pracownicze?
Firma My-Work oferuje kompleksowe wsparcie w zatrudnianiu cudzoziemców:
- przygotowujemy i składamy elektroniczne wnioski o legalizację pracy i pobytu,
- monitorujemy terminy ważności dokumentów i zezwoleń,
- pomagamy w aktualizacji danych i dokumentacji,
- reprezentujemy pracodawców przed urzędami,
- organizujemy szkolenia BHP w językach zrozumiałych dla pracowników,
- wspieramy w spełnieniu wszystkich obowiązków formalnych.
Dzięki temu zatrudnienie cudzoziemca przebiega sprawnie, zgodnie z przepisami i bez ryzyka dla Twojej firmy.