Zatrudnianie pracowników to nie tylko nowe obowiązki, jak np. dodatkowe składki na ubezpieczenie społeczne. Pracodawcy muszą się również liczyć z tym, że może zostać przeprowadzona u nich kontrola legalności zatrudnienia. Jednostkami uprawnionymi do podejmowania działań w ramach kontroli legalności zatrudnienia są Państwowa Inspekcja Pracy oraz Straż Graniczna. Kontrola może dotyczyć zarówno pracowników, którzy są obywatelami Polski, jak i cudzoziemców. W tym artykule wyjaśnimy dokładnie, na czym polega kontrola legalności zatrudnienia oraz wskażemy:
- jaki jest przebieg kontroli legalności zatrudnienia?
- jakie kary mogą zostać nałożone w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości?
- jakie uprawnienia mają podmioty kontrolujące?
Kontrola legalności zatrudnienia – na czym polega?
Zakres kontroli legalności zatrudnienia może być bardzo szeroki. Zarówno Państwowa Inspekcja Pracy, jak i Straż Graniczna ma szerokie kompetencje i obowiązki w tym zakresie. Jeżeli chodzi o tę pierwszą instytucję, to jej zadanie w zakresie legalności zatrudnienia polega na kontroli:
- pracodawców oraz przedsiębiorców niebędących pracodawcami w zakresie legalności zatrudnienia (w praktyce taka kontrola może również dotyczyć zasad BHP) – kontroli podlegają wszystkie „stosunki pracy” – nie tylko te oparte na umowach o pracę,
- pracodawców delegujących pracowników na terytorium naszego państwa,
w zakresie liczby zatrudnionych osób, liczby podpisanych umów, a także tożsamości osób wykonujących pracę u konkretnego przedsiębiorcy. Kontroler może sprawdzić zawarte umowy, listy płac, dokumenty zgłoszeniowe do ubezpieczenia społecznego oraz wszelkie inne dokumenty dotyczące zatrudnienia.
W zakresie umów cywilnoprawnych, organy mogą sprawdzić, czy w rzeczywistości praca świadczona na podstawie umowy o dzieło, czy umowy zlecenia, nie powinna być zakwalifikowana jako inny rodzaj pracy. Co za tym idzie, w praktyce powinna być zawarta np. umowa o pracę, a jest umowa zlecenia, albo jest umowa o dzieło, a powinna być umowa zlecenia.
Kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców
Jeżeli zaś chodzi o zatrudnianie cudzoziemców, Straż Graniczna, jak i PiP może przeprowadzić kontrolę, polegającą na sprawdzeniu, czy pracodawca przestrzega przepisów dotyczących legalności:
- wykonywania pracy przez cudzoziemców,
- prowadzenia działalności gospodarczej przez cudzoziemców oraz
- powierzenia wykonywania im pracy.
Jak zatem widać, kontrola legalności zatrudnienia obejmuje nie tylko osoby pracujące na umowę o pracę. Organy mogą skontrolować wszystkich cudzoziemców, którzy działają na rzecz określonego przedsiębiorcy (który de facto nie musi być nawet pracodawcą) pod kątem przestrzegania przepisów prawa.
Kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców zmierza do ustalenia, czy zatrudnienie cudzoziemca w konkretnym przypadku jest legalne. Warto zatem od drugiej strony zbadać problem i uświadomić sobie, czym jest nielegalne zatrudnienie cudzoziemca. Chodzi tu o sytuacje, w których cudzoziemiec wykonuje pracę:
- bez ważnej wizy lub innego dokumentu uprawniającego go do pobytu w Polsce,
- mimo, że jego podstawa pobytu w naszym kraju nie uprawnia do wykonywania pracy,
- bez zezwolenia (gdy takie jest wymagane),
- na innym stanowisku lub innych warunkach niż jest to ujęte w zezwoleniu na pracę,
- bez zawarcia odpowiedniej umowy (o pracę lub cywilnoprawnej) – czyli pracując „na czarno”.
Przebieg kontroli legalności zatrudnienia
Kontrola legalności zatrudnienia przeprowadzana jest przez dwóch inspektorów, którzy przed podjęciem jakichkolwiek działań muszą okazać:
- legitymację służbową oraz
- upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.
Kontrola odbywa się w siedzibie podmiotu kontrolowanego (lub w innych miejscach, gdzie wykonuje swoją działalność lub przechowuje dokumenty). Przedsiębiorca może nie być uprzedzony o kontroli. Co więcej, kontrolerzy mogą pojawić się o każdej porze dnia i nocy.
Jakie dokumenty należy okazać podczas kontroli legalności zatrudnienia?
Tak naprawdę, kontrolerzy z PiP czy Straży Granicznej mogą zażądać wszelkich dokumentów związanych z zatrudnieniem, np.:
- umów o pracę oraz cywilnoprawnych,
- listy płac,
- list obecności pracowników,
- dokumentacji kadrowej,
a w zakresie kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców:
- zezwolenia na pracę,
- oświadczenia o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcom, czy
- dokumentów potwierdzających, że cudzoziemiec uzyskał wpis w CEIDG (jeżeli prowadzi działalność gospodarczą i w jej ramach świadczy pracę).
Uprawnienia Straży Granicznej i Państwowej Inspekcji Pracy
W zakresie kontroli legalności zatrudnienia, pracownicy Straży Granicznej, jak i Państwowej Inspekcji Pracy mogą:
- swobodnie poruszać się po terenie zakładu pracy,
- przeprowadzać oględziny obiektów, maszyn oraz pomieszczeń,
- żądać od przedsiębiorcy ustnych i pisemnych informacji w zakresie legalności zatrudnienia,
- przeglądać dokumentację,
- ustalić tożsamość osób przebywających w miejscu kontroli (w szczególności ten punkt dotyczy Straży Granicznej w zakresie kontroli zatrudnienia cudzoziemców),
- dokumentowania przeprowadzanych czynności.
Obowiązki kontrolowanego – kontrola legalności zatrudnienia
Przedsiębiorca, u którego przeprowadzana jest kontrola legalności zatrudnienia ma obowiązek:
- umożliwić jej przeprowadzenie,
- niezwłocznie udzielić wyjaśnień i okazać żądaną dokumentację (w tym wykonać jej kopie),
- zapewnić funkcjonariuszom odpowiednie warunki do pracy (w tym udostępnić osobne pomieszczenie).
Nielegalne zatrudnienie cudzoziemca – kary
W sytuacji, gdy kontrola legalności zatrudnienia wykaże nieprawidłowości, przedsiębiorca musi liczyć się z konsekwencjami. W przypadku stwierdzenia nielegalnego zatrudnienia cudzoziemca grozi kara grzywny od 1000 zł do nawet 30 000 zł.
Konsekwencje nieprawidłowości
Takiej samej karze (grzywna od 1000 zł do 30 000 zł) podlega pracodawca, który popełnia wykroczenia przeciwko prawom pracownika (czyli mówiąc prościej m.in. nie przestrzega przepisów w zakresie legalności zatrudnienia). Pracodawca podlega ww. karze grzywny, jeżeli m.in.:
- zawarł umowę cywilnoprawną, a powinna być zawarta umowa o pracę,
- nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy,
- nie prowadzi dokumentacji pracowniczej.
Kontrola legalności zatrudnienia – podsumowanie
Bez dwóch zdań, kontrola legalności zatrudnienia to nic przyjemnego dla przedsiębiorcy. Szczególnie, gdy nie przykładał szczególnej wagi do spraw księgowych oraz tych związanych z dokumentacją pracowniczą. Wbrew pozorom, zachowanie prawidłowości w dokumentacji nie jest sprawą wymagająca – oczywiście pod warunkiem, że wszystkie czynności prawne są dokonywane na bieżąco przez doświadczoną księgową, biuro rachunkowe, czy agencję zatrudnienia. Warto zawczasu zadbać o te sprawy, aby kontrola legalności zatrudnienia nie była powodem stresu, straconych pieniędzy i niepotrzebnych problemów.