Zatrudnienie cudzoziemca w Polsce od 1 czerwca 2025 roku wiąże się z nowymi obowiązkami, które wprowadza ustawa Dz.U. 2025 poz. 621. Pracodawcy muszą dostosować się do cyfrowych procedur, precyzyjnych terminów zgłoszeń i nowych zasad legalizacji pracy. Brak zgodności z przepisami może skutkować wysokimi karami i odpowiedzialnością prawną. Odpowiedzialność karną ponosi nie tylko Pracodawca, ale też Pracownik. Dlatego już teraz warto poznać najważniejsze zmiany.
Zatrudnienie cudzoziemca bez testu rynku pracy
Zrezygnowano z obowiązku przeprowadzania testu rynku pracy. Od czerwca 2025 r. starostowie mogą samodzielnie ustalać listy zawodów, w których nie będą wydawane zezwolenia na pracę. Lista jest zależna od regionu – dlatego zatrudnienie cudzoziemca musi być poprzedzone analizą lokalnych przepisów. Co więcej, brak takiej analizy może prowadzić do odmowy wydania oświadczenia niezbędnego do wykonywania pracy.
Elektroniczne wnioski i nowe obowiązki dokumentacyjne
Zatrudnienie cudzoziemca wymaga teraz składania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Oznacza to, że tradycyjne, papierowe wnioski nie są już akceptowane. Pracodawca ma obowiązek:
- przesłać kopię umowy przed rozpoczęciem pracy,
- dołączyć tłumaczenie uwierzytelnione, jeśli umowa jest po polsku, lub przygotować wersję dwujęzyczną.
System elektroniczny ma przyspieszyć weryfikację dokumentów. Jednak wymaga również większej precyzji i znajomości procedur.
Obowiązkowe zgłoszenia przy zatrudnieniu cudzoziemca
Nowe przepisy określają konkretne terminy zgłoszeń do urzędu:
- 7 dni – na zgłoszenie rozpoczęcia pracy,
- 14 dni – na zgłoszenie niepodjęcia pracy,
- 15 dni – na poinformowanie o zakończeniu zatrudnienia.
Ponadto, należy pamiętać o kilku dodatkowych zasadach:
- praca musi się rozpocząć maksymalnie 2 miesiące po uzyskaniu zezwolenia,
- przerwa powyżej 2 miesięcy musi być zgłoszona,
- wcześniejsze zakończenie zatrudnienia również trzeba zgłosić.
Z tego względu niezbędne jest ścisłe monitorowanie terminów.
Zatrudnienie cudzoziemca a ryzyko kar
Za niedopełnienie obowiązków grożą wysokie grzywny:
- od 3 000 zł do 50 000 zł – dla pracodawcy,
- od 1 000 zł do 10 000 zł – dla cudzoziemca.
W praktyce oznacza to, że każdy błąd – nawet formalny – może prowadzić do kontroli. Błędy w dokumentacji, brak terminowych zgłoszeń lub praca bez ważnego zezwolenia mogą skutkować sankcjami finansowymi i prawnymi.
Legalność pobytu – Karty Pobytu i wizy
Zgodnie z nowymi przepisami:
- Karty Pobytu wydane w innych krajach Schengen pozwalają na pracę w Polsce tylko przez 90 dni w ciągu 180,
- Wiza Schengen z innego państwa członkowskiego nie uprawnia już do legalnego zatrudnienia cudzoziemca w Polsce.
Co ważne, weryfikacja dokumentów legalizujących pobyt należy wyłącznie do pracodawcy. Dlatego każda firma powinna wdrożyć odpowiednie procedury weryfikujące status pobytowy kandydatów.
Szkolenia BHP w języku zrozumiałym dla cudzoziemca
Zatrudnienie cudzoziemca wiąże się z koniecznością zapewnienia zrozumiałego szkolenia BHP. Jeśli pracownik nie zna języka polskiego, materiały szkoleniowe muszą być przygotowane w innym języku – np. ukraińskim, rosyjskim lub angielskim. W przeciwnym razie może zostać uznane, że szkolenie nie odbyło się prawidłowo. Co więcej, w przypadku kontroli lub wypadku pracodawca ponosi pełną odpowiedzialność.
Jak My-Work wspiera zatrudnienie cudzoziemca?
Firma My-Work oferuje kompleksowe wsparcie dla pracodawców:
- składanie e-wniosków o zezwolenia,
- przygotowanie pełnej dokumentacji,
- reprezentację przed urzędami,
- organizację szkoleń BHP w językach obcych,
- audyty legalności zatrudnienia.
Dzięki temu zatrudnienie cudzoziemca odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami. Skontaktuj się z nami i zadbaj o bezpieczeństwo prawne swojej firmy.
