1. Czy obcokrajowiec potrzebuje zezwolenia na pracę?

W większości przypadków praca w Polsce dla cudzoziemców wymaga uzyskania pozwolenia na pracę. Wymóg ten dotyczy głównie osób spoza Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W niektórych sytuacjach możliwe jest skorzystanie z uproszczonych procedur, np. złożenia oświadczenia o powierzeniu pracy, które jest szybsze i mniej formalne. Ważne jest, aby pracodawca sprawdził, czy zatrudnienie danego pracownika wymaga zezwoleń, gdyż praca bez odpowiednich dokumentów może skutkować poważnymi sankcjami. Od 01 czerwca 2025 roku kary a jakiekolwiek błędy w zatrudnieniu zaczynają się od 3000 zł za jednego pracownika.

2. Jakie dokumenty musi przygotować pracodawca?

Pracodawca, który zatrudnia cudzoziemca, musi przygotować zestaw dokumentów niezbędnych do legalizacji zatrudnienia. Wśród nich są: umowa o pracę lub umowa cywilnoprawna – dokumenty koniecznie dwujęzyczne lub tłumaczenia przysięgłe, kopia paszportu lub innego dokumentu tożsamości pracownika, potwierdzenie legalnego pobytu w Polsce oraz dokumenty potwierdzające posiadanie zezwolenia na pracę, oświadczenia o powierzeniu pracy lub potwierdzające zwolnienie z posiadania tego typu dokumentów.  Ponadto, pracodawca musi dokonać zgłoszenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz odpowiednich urzędów pracy. Należy pamiętać, że od 1 czerwca pracodawca musi też przed rozpoczęciem pracy przesłać do urzędu skan zawartej umowy. Za niedopełnienie formalności zarówno pracodawca jak i pracownik może zostać ukarany grzywną.

3. Praca w Polsce dla cudzoziemców – jak długo trwa proces legalizacji?

Czas potrzebny na uzyskanie zezwoleń na pracę dla cudzoziemca zależy od rodzaju dokumentu oraz urzędu, który go wydaje. Procedura otrzymania oświadczenia o powierzeniu pracy zwykle trwa kilka dni roboczych, co umożliwia szybkie rozpoczęcie zatrudnienia. W przypadku zezwolenia na pracę od Wojewody  czas oczekiwania może wynosić od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy. Dlatego tak ważne jest planowanie zatrudnienia z odpowiednim wyprzedzeniem i monitorowanie wszystkich formalności. Planując zatrudnienie warto wziąć pod uwagę też czas oczekiwania na wizę przez cudzoziemca.

4. Czy cudzoziemiec musi znać język polski?

W wielu branżach – nie. Praca w Polsce dla cudzoziemców jest dostępna bez znajomości języka, zwłaszcza w sektorach fizycznych, np. w budownictwie, produkcji, magazynach. Znajomość języka zwiększa jednak szanse na lepiej płatne stanowiska i szybszą adaptację w nowym miejscu pracy.

5. Co z legalnym pobytem pracownika?

Pracodawca zatrudniający cudzoziemca ma obowiązek zgłoszenia go do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne, tak samo jak w przypadku polskich pracowników. Ponadto musi pamiętać o rozliczaniu podatku dochodowego od osób fizycznych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Ważne jest, aby prowadzić rzetelną dokumentację i terminowo wypełniać wszystkie zobowiązania wobec urzędów. Bez legalnego pobytu niemożliwe jest legalne zatrudnienie.

6. Praca w Polsce dla cudzoziemców – jakie są obowiązki podatkowe i ZUS pracodawcy?

Choć prawo nie nakłada obowiązku znajomości języka polskiego na cudzoziemców podejmujących pracę, to jednak w praktyce często jest to bardzo pomocne. Znajomość języka ułatwia komunikację w miejscu pracy, integrację z zespołem oraz wykonanie wielu obowiązków zawodowych. W niektórych branżach lub na konkretnych stanowiskach znajomość polskiego może być wymagana, dlatego warto ten aspekt uwzględnić już na etapie rekrutacji.

7. Czy obcokrajowiec może pracować na umowie zlecenie?

Tak, cudzoziemiec może być zatrudniony na podstawie umowy zlecenia, pod warunkiem że posiada legalny pobyt oraz prawo do wykonywania pracy w Polsce. Jednak umowy cywilnoprawne podlegają szczególnym regulacjom i często wymagają dodatkowych formalności. Pracodawca powinien dokładnie zapoznać się z obowiązującymi przepisami, aby uniknąć nieprawidłowości.

8. Czy można zatrudnić studenta spoza UE?

Student spoza Unii Europejskiej, który studiuje w Polsce na uczelni publicznej w trybie dziennym, może pracować bez konieczności uzyskania pozwolenia na pracę. Ważne jest jednak, aby posiadał ważny dokument potwierdzający status studenta oraz legalny pobyt. Pracodawca musi mieć również świadomość, że obowiązują pewne ograniczenia dotyczące czasu pracy i rodzaju umowy.

9. Praca w Polsce dla cudzoziemców – jakie błędy popełniają pracodawcy?

Do najczęstszych problemów należą kwestie związane z niewłaściwą dokumentacją, opóźnieniami w uzyskaniu zezwoleń, błędami w zgłoszeniach do urzędów, braku umów dwujęzycznych a także brak znajomości przepisów przez pracodawców i pracowników. Te trudności mogą prowadzić do sankcji oraz komplikacji organizacyjnych. Kluczowe jest zatem solidne przygotowanie oraz korzystanie z profesjonalnej pomocy. Od 1 czerwca 2025 znacznie wzrosły kary za niedopełnienie formalności związanych z zatrudnieniem. Konsekwencje ponosi zarówno pracodawca jak i zatrudniona osoba.

10. Praca w Polsce dla cudzoziemców – gdzie szukać wsparcia i pomocy?

Praca w Polsce dla cudzoziemców jest procesem wymagającym wiedzy i doświadczenia, dlatego wielu pracodawców korzysta z pomocy firm specjalizujących się w legalizacji pracy. Nasza firma My-Work oferuje wsparcie na każdym etapie – od przygotowania dokumentów, przez doradztwo prawne, po reprezentację przed urzędami.  Współpraca z ekspertami pozwala uniknąć błędów i usprawnia cały proces zatrudnienia.

Podsumowanie

Praca w Polsce dla cudzoziemców to dynamicznie rozwijający się obszar, w którym My-Work oferuje kompleksowe wsparcie. Dzięki naszej pomocy zatrudnienie pracowników zza granicy przebiega szybko i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Specjalizujemy się w procesach legalizacji pobytu i pracy, przygotowaniem dokumentów oraz doradztwem na każdym etapie współpracy, obsłudze kadrowej, szkoleniach BHP ( również w językach obcych ) oraz wsparciu w uzyskiwaniu dokumentów i załatwianiu wszelkich formalności związanych z legalnym zatrudnieniem.

Przeprowadzamy  audyt legalności zatrudnienia – stacjonarnie, online oraz z dojazdem do klienta – pomagając firmom sprawdzić zgodność dokumentacji i procedur z obowiązującym prawem.

Wybierając My-Work, zyskujesz pewność, że praca w Polsce dla cudzoziemców będzie bezpieczna i efektywna dla Twojej firmy.